칸문서관리 특징

칸문서관리 제품특징

문서 관리는 콘텐츠를 만들고 조직 내에서 공유하는 작업을 포함하여 진행 중인 작업을 지원하도록 문서의 저장 및 구성에 중점을 둡니다. 공식적인 문서 관리 시스템이 제대로 갖추어지지 않은 조직에서는 여러 파일 공유 및 개별 하드 디스크 드라이브에 분산되어 관리되지 않는 방식으로 문서가 생성되고 저장되는 경우가 많습니다. 이러한 경우에는 직원들이 문서를 효과적으로 찾고, 공유하고, 공동 작업을 수행하기 힘들 뿐만 아니라 조직에서 문서에 들어 있는 중요한 비즈니스 정보 및 데이터를 사용하기도 어렵습니다.

칸문서관리에서는 다음을 수행할 수 있는 다양한 문서 관리 기능을 제공하여 조직의 문서 관리 요구 사항을 지원합니다.

  • 1문서 저장, 구성 및 검색
  • 2문서의 일관성 유지
  • 3문서의 메타데이터 관리
  • 4문서가 무단으로 액세스되거나 사용되지 않도록 보호

칸문서관리 제품기능

문서 그룹 권한관리

  • 1문서Group 예 ) 도면그룹,성적서그룹,발주서그룹,QC부서그룹 등 최초 관리자가 사내에 사용할 문서 그룹을 만들 수 있습니다
  • 2사용자는  접근 권한 있는 문서 그룹만 볼 수 있습니다
  • 3문서그룹에 사용자 별로 접근 권한 조정이 가능합니다

문서 그룹별 검색 항목 지정

문서 관리 시스템에 저장된 정보를 찾는 방법 중에는 파일과 함께 저장된 메타데이터(문서 속성)를 찾아보거나 검색하는 방법이 있습니다. 하지만 조직의 직원들은 파일을 저장할 때 파일에 대한 문서 속성을 추가하거나 업데이트하지 않는 경향이 많습니다.

칸문서관리는 문서에 대한 메타데이터(컬럼,속성)를 만들고 업데이트할 수 있습니다. 

  • 1문서그룹에 맞는 관리항목을 미리 지정해서 통일된 기준으로 문서관리가 가능합니다. 
  • 2문서그룹은 원하는 만큼 생성이 가능합니다.
  • 3ex 발주서그룹) 거래처,발주일자,PO NO,프로젝트명 등 최대 20가지 항목을 지정 할 수 있습니다
  • 4ex 성적서그룹) 제강번호,재질명,Cert No,발행일,제강공급처 등 최대 20가지 항목을 지정 할 수 있습니다

업종별 문서그룹 관리 샘플

  • 1금속업종에서 관리중인 문서그룹 - MT성적서그룹

  • 1조선기자재업종에서  관리중인 문서그룹 -  발주서 그룹

  • 1밸브업종에서 관리중인 문서그룹 -  도면 그룹